Digitale Transformation in einem Handelsunternehmen – von Excel zu einer skalierbaren B2B-Plattform
Warum digitale Transformation im Handel oft mit Excel beginnt
In vielen Handelsunternehmen ist das erste Werkzeug zur Unterstützung des Vertriebsmanagements eine Tabellenkalkulation. Excel dient seit Jahren als universelles operatives Werkzeug – es wird zur Verwaltung von Preislisten, zur Erstellung von Angeboten, zur Kontrolle von Lagerbeständen oder zur Planung von Bestellungen verwendet.
In einer frühen Phase der Unternehmensentwicklung reicht eine solche Lösung häufig aus. Die Daten sind relativ einfach, die Anzahl der Produkte ist begrenzt und die Verkaufsprozesse basieren größtenteils auf Geschäftsbeziehungen, die vom Vertriebsteam aufgebaut werden.
Das Problem entsteht in dem Moment, in dem die Organisation zu wachsen beginnt. Mit der steigenden Anzahl von Kunden, Produkten und Vertriebskanälen hört Excel auf, ein unterstützendes Managementwerkzeug zu sein, und beginnt stattdessen Informationschaos zu erzeugen.
Die Grenzen von Tabellenkalkulationen im Vertriebsmanagement
Excel ist ein äußerst flexibles Werkzeug, wurde jedoch nicht als Vertriebsmanagementsystem entwickelt. Mit dem Wachstum eines Unternehmens beginnen Tabellenkalkulationen als improvisierte Datenbanken zu fungieren, in denen Informationen über Produkte, Preise, Kunden und Bestellungen gespeichert werden.
Unter solchen Bedingungen entstehen typische organisatorische Probleme. Verschiedene Abteilungen arbeiten mit unterschiedlichen Versionen von Dateien, Daten werden zwischen Tabellen kopiert und die Aktualisierung von Informationen erfordert manuelle Arbeit vieler Personen. Dadurch wird es immer schwieriger festzustellen, welche Datenversion aktuell ist.
Darüber hinaus bieten Tabellenkalkulationen keine Mechanismen zur Steuerung von Geschäftsprozessen. Es gibt kein zentrales Auftragsmanagementsystem, keine automatische Datensynchronisierung und keine konsistente Preislogik.
Der Moment, in dem der Handel eine Systemarchitektur benötigt
Die digitale Transformation in Handelsunternehmen beginnt meist in dem Moment, in dem das bisherige Managementmodell operativ nicht mehr effizient ist. Vertriebsteams verbringen immer mehr Zeit mit der manuellen Erstellung von Angeboten, die Auftragsabwicklung wird zunehmend komplexer und der Zugang zu aktuellen Daten wird schwieriger.
In diesem Moment entsteht die Notwendigkeit, eine Systemarchitektur aufzubauen, in der einzelne Geschäftsbereiche durch spezialisierte Werkzeuge unterstützt werden. Das ERP-System ist für Finanzen und Logistik verantwortlich, das PIM-System verwaltet Produktinformationen und die E-Commerce-Plattform übernimmt die Abwicklung der Verkaufsprozesse.
Im B2B-Vertrieb hört die E-Commerce-Plattform damit auf, lediglich ein Marketingkanal zu sein, und wird zu einem Bestandteil der operativen Infrastruktur des Unternehmens.
Die B2B-Plattform als Zentrum der Vertriebsabwicklung
In reifen Handelsorganisationen fungiert die B2B-Plattform als zentrale Umgebung zur Bearbeitung von Kundenbestellungen. Geschäftskunden können Angebote durchsuchen, Produktverfügbarkeiten prüfen, individuelle Preislisten einsehen und Bestellungen direkt im System aufgeben.
Ein solches Modell verändert die Arbeitsweise von Vertriebsteams erheblich. Vertriebsmitarbeiter fungieren nicht mehr als Auftragsbearbeiter, sondern konzentrieren sich auf den Aufbau von Kundenbeziehungen und die Verhandlung von Kooperationsbedingungen.
Für Geschäftskunden bedeutet eine B2B-Plattform wiederum mehr Komfort und Zugang zu aktuellen Informationen über das Angebot.
Systemintegration als Grundlage für Skalierbarkeit
Ein zentrales Element der digitalen Transformation ist die Integration der im Unternehmen verwendeten Systeme. Die B2B-Plattform sollte mit dem ERP-System integriert sein, das für Finanzdaten, Logistik und Abrechnungen verantwortlich ist.
In vielen Projekten entsteht zudem die Notwendigkeit, ein PIM-System einzuführen, das Produktinformationen verwaltet und diese über verschiedene Vertriebskanäle verteilt.
Dank einer solchen Architektur werden Daten im Unternehmen konsistent verwaltet. Informationen über Produkte, Preise oder Lagerbestände werden an einem Ort aktualisiert und mit anderen Systemen synchronisiert.
Automatisierung operativer Prozesse
Einer der größten Vorteile der digitalen Transformation ist die Möglichkeit, operative Prozesse zu automatisieren. Bestellungen von Kunden können automatisch an das ERP-System übermittelt werden, wo der logistische Fulfillment-Prozess beginnt.
Informationen über Produktverfügbarkeit, Bestellstatus oder Verkaufsdokumente können den Kunden wiederum direkt in der B2B-Plattform bereitgestellt werden.
Eine solche Lösung reduziert die Anzahl manueller Tätigkeiten der Mitarbeiter erheblich und verringert das Risiko von Fehlern.
Skalierung des Vertriebs ohne proportional steigende Kosten
Eines der Hauptziele der digitalen Transformation ist die Schaffung einer Umgebung, in der der Vertrieb wachsen kann, ohne dass das operative Team proportional erweitert werden muss.
Eine B2B-Plattform ermöglicht es, eine steigende Anzahl von Bestellungen zu bearbeiten, ohne zusätzliche Mitarbeiter für die Annahme und Eingabe von Bestellungen in das System einzusetzen.
Dank Automatisierung und Systemintegration können Unternehmen ihren Vertrieb auf neue Kanäle und Märkte ausweiten und gleichzeitig die Kontrolle über operative Prozesse behalten.
Digitale Transformation als Prozess und nicht als einmaliges Projekt
Es ist wichtig zu verstehen, dass digitale Transformation kein einmaliges Technologieprojekt ist. Sie ist ein Prozess, der Veränderungen in der Systemarchitektur, in der Arbeitsweise der Teams und im Kundenservice-Modell umfasst.
Die Einführung einer B2B-Plattform ist häufig eine der zentralen Etappen dieses Prozesses, ihr Erfolg hängt jedoch von der Integration mit anderen Elementen der IT-Infrastruktur des Unternehmens ab.
Wie man digitale Transformation in der Praxis angeht
Bei CREHLER arbeiten wir mit Handelsunternehmen zusammen, die ihre Vertriebsarchitektur strukturieren und ihre Organisation auf die weitere Entwicklung des E-Commerce vorbereiten möchten.
Unsere Shopware-Implementierungsprojekte konzentrieren sich nicht nur auf Technologie, sondern vor allem auf die Gestaltung einer Vertriebsumgebung, die an reale Geschäftsprozesse angepasst ist.
Wenn Ihr Handelsunternehmen vor der Herausforderung der digitalen Transformation steht und Sie sehen möchten, wie der Weg von Excel zu einer skalierbaren B2B-Plattform aussieht, wird ein Gespräch mit den Experten von CREHLER helfen, diesen Prozess aus der Perspektive der Systemarchitektur und der langfristigen Vertriebsentwicklung zu betrachten.
