Entdecken Sie 10 Gründe, warum die Einführung eines PIM-Systems entscheidend ist

Was ist ein PIM?

PIM steht für Product Information Management – ein System zur zentralen Verwaltung von Produktinformationen. In der Praxis bedeutet das: ein einziger, strukturierter Ort, an dem sämtliche Produktdaten verwaltet werden – darunter Beschreibungen, technische Merkmale, Bilder, Marketingmaterialien, SEO-Daten und Sprachversionen.

Anstatt Daten über Excel-Tabellen, Lieferantendateien oder manuelle CMS-Einträge zu verteilen, bietet ein PIM-System eine einheitliche Umgebung, in der Produktinformationen effizient erstellt, bearbeitet und über verschiedene Vertriebskanäle verteilt werden können – vom Online-Shop über Marktplätze bis hin zu B2B-Katalogen oder mobilen Apps.

Die Implementierung eines PIM beschleunigt nicht nur die Markteinführung von Produkten, sondern verbessert auch deutlich die Datenqualität, reduziert Fehler und automatisiert viele wiederkehrende Prozesse. Darüber hinaus erleichtert es die Zusammenarbeit im Team, das Management von Inhaltsversionen sowie die gezielte Kommunikation mit unterschiedlichen Märkten und Kundengruppen.

PIM-Systeme sind besonders hilfreich für Unternehmen, die in den Omnichannel-Vertrieb expandieren, große Produktkataloge verwalten oder international tätig sind. Sie sind längst nicht mehr nur ein Werkzeug für Content-Teams, sondern ein zentrales Element der Systemarchitektur – mit echtem Einfluss auf operative Effizienz, Kundenerlebnis und Skalierbarkeit des Geschäfts.

Zusammenfassung: PIM ist nicht einfach nur „bessere Produktbeschreibungen“ – sondern das Fundament skalierbaren E-Commerce

Im dynamischen E-Commerce-Umfeld ist die Verwaltung von Produktinformationen weit mehr als das Ausfüllen von CMS-Feldern. Es ist ein Prozess, der sich direkt auf den Umsatz, die Sichtbarkeit bei Suchmaschinen, die Effizienz der Teams, die Nutzererfahrung – und sogar auf die Beziehung zu B2B-Partnern auswirkt.

Viele Unternehmen schieben die Einführung eines PIM-Systems auf die lange Bank – als Projekt „für später, wenn wir größer sind“. Doch je länger ein Unternehmen ohne zentrale Datenbasis arbeitet, desto höher werden die Verluste: an Zeit, Geld und Markenreputation.

Bei CREHLER beobachten wir diesen Wendepunkt regelmäßig: Firmen, die vor kurzem noch 50 Produkte und einen Vertriebskanal hatten, kämpfen heute mit 3000 SKUs, fünf Märkten, drei Sprachen – und Teams, die sich auf Improvisation verlassen müssen.

Wenn Ihr Team mehr Zeit mit der Korrektur von Produktdaten als mit deren Erstellung verbringt, dann ist PIM keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit.

1. Mehrere Datenquellen – aber kein zentrales System

Der Hersteller liefert Excel-Dateien, der Einkauf erstellt eigene Tabellen, das Content-Team schreibt Beschreibungen in Word und das E-Commerce-Team pflegt alles manuell ein. Ergebnis? Ein und dasselbe Produkt hat drei unterschiedliche Beschreibungen – keine davon aktuell oder vollständig.

Ein PIM zentralisiert alle Produktinformationen an einem Ort. Jede Information hat eine Quelle, eine Version und einen verantwortlichen Bearbeiter – nichts geht verloren oder wird versehentlich überschrieben.

2. Ihre Datenstruktur bremst den Omnichannel-Ausbau

Vertrieb über mehrere Kanäle erfordert mehr als nur Logistik. Es bedeutet auch: unterschiedliche Datenformate, Bildgrößen, Attributstrukturen und SEO-Felder – alles individuell je Plattform.

Ohne PIM führt jeder neue Kanal (Amazon, internationale Marktplätze, mobile App, B2B-Katalog) zu mehrfacher Arbeit. Mit PIM können Sie flexibel Datenmodelle anpassen und gezielt das exportieren, was gebraucht wird – im richtigen Format und der passenden Sprache.

3. Neue Produkte brauchen zu lange bis zur Veröffentlichung

Zwischen der Anlage eines Produkts und seiner Veröffentlichung liegen oft Tage oder sogar Wochen – weil jede Abteilung manuell arbeitet, Checklisten in Excel führt und E-Mails schreibt wie „Ist die Beschreibung schon fertig?“.

Ein PIM automatisiert diesen Workflow. Jede Person weiß, was zu tun ist – das System sorgt dafür, dass nur vollständige Produktseiten online gehen. Time-to-market? Deutlich reduziert.

4. Inkonsistente Daten und Fehler gehören zum Alltag

Unterschiedliche technische Werte in verschiedenen Kanälen, doppelte oder unvollständige Bilder, veraltete Inhalte – das alles verursacht Chaos und Kosten: Rücksendungen, Kundenreklamationen und Vertrauensverlust.

Ein PIM führt klare Datenqualitätsregeln ein: Pflichtfelder, Validierungen, automatische Benachrichtigungen. So wird jeder Artikel geprüft, bevor er veröffentlicht wird.

5. Ihre Produkttexte unterstützen weder SEO noch Conversion

Viele Händler betrachten Produkttexte immer noch als Fleißaufgabe. Dabei sind sie ein strategisches Werkzeug – für Sichtbarkeit bei Google, für Usability, für Vertrauen.

Mit PIM können Sie Texte für verschiedene Zielgruppen und Kanäle optimieren – inklusive Meta-Daten, Schlagworten, Attributen und Überschriften. Und das alles ohne manuelles Copy & Paste.

6. Ihr Team verbringt zu viel Zeit mit Routinetätigkeiten

Tägliches Kopieren, Daten bereinigen, ERP-Exporte überarbeiten – kommt Ihnen das bekannt vor?

Ohne PIM verwandeln sich Content-Teams in Daten-Manager. Mit PIM werden Importe, Prüfungen, Attribut-Pflege und Daten-Synchronisation automatisiert. Ihr Team gewinnt Zeit – und Sie gewinnen Effizienz.

7. Fehlende Kontrolle über veröffentlichte Inhalte

Sie wissen nicht, welche Produkte komplett gepflegt sind? Welche Bilder fehlen? Ob Übersetzungen oder Markenvorgaben eingehalten wurden?

Mit PIM definieren Sie Ihre eigenen Vollständigkeitskriterien, rollenbasierte Freigaben und erhalten Berichte in Echtzeit. So stellen Sie sicher, dass jedes Produkt den internen Qualitätsstandards entspricht – vor der Veröffentlichung.

8. Das Produktvolumen wächst – aber Ihre Prozesse skalieren nicht mit

50 Produkte? Kein Problem. 500? Schon komplex. 5000? Ohne PIM kaum zu bewältigen.

Ein PIM macht das Verwalten großer Kataloge möglich – durch Regeln, Massenbearbeitung und automatische Datenverarbeitung. So wächst Ihr Sortiment, nicht Ihre Überforderung.

9. Kataloge, Feeds und Exporte werden zum Mammutprojekt

Ein PDF-Katalog für den Außendienst? Ein Feed für Google Shopping oder eine Vergleichsplattform? Ohne PIM ein Projekt mit vielen Beteiligten und langen Abstimmungen.

Mit PIM exportieren Sie aktuelle, geprüfte Daten in beliebigen Formaten – kanal- und partnergerecht. Ohne Umwege.

10. Sie möchten international expandieren – aber Ihre Daten sind nicht bereit

Neue Märkte erfordern lokale Sprachen, Maßeinheiten, rechtliche Hinweise, Zertifikate. Ohne PIM wird jede Sprache zur eigenen Datenwelt – mit viel Fehlerpotenzial.

Mit PIM schaffen Sie eine flexible Datenstruktur, die Sprachversionen, rechtliche Anforderungen und länderspezifische Inhalte zentral abbildet – skalierbar, kontrolliert, effizient.

Fazit: PIM ist kein Luxus – sondern ein strategischer Hebel für Wachstum

Wenn Ihr Produktkatalog größer wird, aber Ihre Datenprozesse gleich bleiben, dann ist es an der Zeit, umzudenken. Excel reicht nicht mehr.

Ein gut implementiertes PIM-System wirkt sich direkt aus auf:

  • Ihre Markteinführungsgeschwindigkeit
  • Ihre Datenqualität
  • die Effizienz Ihrer Teams
  • die Konsistenz Ihrer Kommunikation
  • die Kontrolle über Produktinhalte
  • den Erfolg Ihrer Vertriebsstrategie

Bei CREHLER helfen wir Unternehmen, PIM-Systeme einzuführen, die zu ihren realen Prozessen passen – ohne unnötige Komplexität, aber mit Fokus auf Wachstum.

Wenn Sie merken, dass Ihr Produktkatalog eher bremst als skaliert, oder wenn Sie in neue Märkte starten wollen, ohne von vorne anzufangen: Sprechen Sie mit uns.

Wir zeigen Ihnen, wie ein gutes PIM Ihre Produktdaten zukunftsfähig macht – nicht nur für heute, sondern auch für die nächsten Jahre.

CREHLER
26-05-2025